ソフトを使わずPDFをエクセルに変換する方法をお探しですね。

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業務でPDF内の表をエクセルに移す作業、もっと楽にできます

仕事でPDF形式のデータを受け取って、その中にある表をエクセルに入力し直す作業って、本当に大変ですよね。

数字を一つずつ手で打ち込んでいくと時間がかかるうえに、入力ミスも起きやすくなります。

でも、「専用の変換ソフトを買う予算がない」「会社のセキュリティルールで、フリーソフトのインストールやオンライン変換サイトの利用が禁止されている」という方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、特別なソフトや外部サイトを使わずに、パソコンに最初から入っているExcelやWordの機能だけでPDFの表をエクセルに変換する方法をわかりやすく解説します。

インターネットにつながなくても作業できるので、機密情報が含まれる書類でも安心して扱えますよ。

方法1：Excelの「データの取得」機能を使う

普通の文字データが入っているPDFなら、Excelに最初から入っている「データの取得」という機能を使うのが一番おすすめです。

この機能はExcel 2016以降のバージョンなら標準で使えて、PDF内の表を自動で認識してセルに取り込んでくれます。

これまでPDFの表を無理やりコピー&ペーストして、セルがずれまくって修正に何時間もかかっていた…という経験がある方には、まさに救世主のような機能です。

やり方はとっても簡単で、次の手順だけでOKです。

・新しいExcelファイルを開いて、上にある「データ」タブをクリック
・「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」の順に選ぶ
・変換したいPDFファイルを選んで、「ナビゲーター」画面で取り込みたい表を選択
・プレビューで確認して、問題なければ「読み込み」ボタンを押す

これだけで、きれいに整った状態でExcelのシートに表が表示されます。

PDFのレイアウトをできるだけ維持したまま、列や行をちゃんとセルに分けてくれるのがすごいところです。

会社でソフトのインストールが禁止されていても、すでに入っているExcelだけで高度なデータ抽出ができるので、とても実用的な方法です。

手作業での入力ミスを防ぐためにも、ぜひ覚えておきたいテクニックですね。

方法2：スキャンしたPDFは「画像から」機能で対応

コピー機で紙の書類をスキャンした場合など、文字データが入っていない「画像化されたPDF」の場合は、さっきの方法では上手く読み取れません。

でも、最新のExcel(Microsoft 365など)を使っているなら、画像から直接データを読み取る機能が使えます。

これなら、高いOCRソフトを買わなくても、スキャンしたPDFの表をエクセルに変換できるんです。

この方法を使うには、まずPDF内の表の部分を「画像ファイル」として保存する必要があります。

Windowsに最初から入っている「Snipping Tool」などを使って、PDFに表示されている表をスクリーンショットで撮影し、PNGやJPEG形式で保存してください。

このとき、表の枠線がはっきり写るように少し大きめに切り取ると、文字認識の精度が上がります。

画像を保存したら、次の手順でExcelに読み込ませます。

・Excelを開いて、データを入れたいセルをクリック
・「データ」タブを選んで、「画像から」または「画像からデータ」のアイコンをクリック
・「ファイルからの画像」を選んで、さっき保存した表の画像ファイルを開く
・右側に表示される認識結果を確認して、「データを挿入」をクリック

画像を読み込むと、ExcelのAIが画像内の文字や線を自動で分析して、セルにデータを入れてくれます。

挿入する前に右側で認識結果を確認・修正できるので、間違いがないかチェックしてからシートに反映させましょう。

手入力でゼロから打ち込むよりも圧倒的に早くて、ソフトを使わずにPDFの表をエクセルに変換できる強力な方法です。

方法3：Wordを経由してPDFを変換する

使っているExcelのバージョンが古くて、PDFの読み込み機能や画像からのデータ抽出機能がない場合は、Wordを経由する方法が使えます。

実はWord 2013以降なら、PDFファイルを直接開いて編集できるWord文書に変換する機能が標準で付いています。

同じOffice製品同士なので、特別な変換ソフトがなくても、PDFの表をエクセルへスムーズに移せるんです。

Wordを経由する方法も、手順はとてもシンプルです。

・Wordを起動して、「開く」メニューから変換したいPDFファイルを選ぶ
・「PDFから編集可能なWord文書に変換します」というメッセージが出たら「OK」を押す
・Word上に表示された表全体をマウスで選択してコピー
・Excelを開いて、好きなセルにコピーした表を貼り付け

この方法の良いところは、難しい操作がなくて誰でも簡単にできる点です。

複雑な設定や新しい機能を覚える必要がなく、普段使っているWordとExcel間のコピー&ペーストだけで完了します。

ただし、元のPDFのレイアウトがすごく複雑だったり、結合されたセルが多かったりすると、Excelに貼り付けたときに少しレイアウトが崩れることもあります。

そんなときは、Excel上で列幅を調整したり、不要な改行を削除したりして、体裁を整えてください。

無料オンラインツールは危険?オフライン変換が安全な理由

ここまで、ソフトを使わずにPDFの表をエクセルに変換する方法をご紹介してきましたが、最後にセキュリティ面で大事なことをお伝えします。

インターネット上には「無料でPDFをExcelに変換します」という便利なサイトがたくさんあります。

ブラウザにファイルをアップロードするだけで一瞬で変換されるので、つい使いたくなりますよね。

でも、仕事で扱うデータに関しては、実はかなりリスクが高いんです。

オンライン変換サイトを使うということは、請求書や顧客リスト、社外秘の売上データなどが書かれたPDFファイルを、よく知らない外部のサーバーに送信することになります。

過去には、アップロードしたファイルがサーバーに残り続けたり、悪意のある人に漏れたりするセキュリティ事故も報告されています。

だから、多くの会社では情報漏洩対策として、こうした無料オンラインツールの業務利用を禁止しているんです。

だからこそ、今回ご紹介したような「自分のパソコン内にあるExcelやWordだけで完結する方法」が大切なんですね。

既存のOffice機能を使えば、機密データが外部のインターネットに出ることは一切なく、安全に業務を効率化できます。

表のレイアウトによっては変換後に少し手直しが必要になることもありますが、情報漏洩という取り返しのつかないリスクを考えると、安全第一のオフライン方法を選ぶべきです。

ぜひこの記事の方法を試してみてくださいね。

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