PDFを5MB以下にする方法をお探しですね。

広告

PDFが重くてメールで送れない!5MB以下に圧縮する簡単な方法

仕事の資料や学校の課題、各種手続きの書類をPDFにしてメールで送ろうとしたら、「ファイルサイズが大きすぎます」ってエラーが出て困ったこと、ありませんか?特にスマホのカメラで撮った写真をPDFにすると、あっという間に数十MBの大容量になってしまうんですよね。

この記事では、Gmailなどのメールでスムーズに送れるように、PDFファイルを5MB以下に圧縮する方法を分かりやすく解説します。

パソコンでもスマホでもすぐ試せる方法を紹介するので、今まさに困っている人もぜひ参考にしてください。

PDFが重くなる原因と「5MB以下」を目指すワケ

PDFファイルが予想以上に重くなってしまう一番の原因は、中に入っている「画像」です。

最近のスマホやカメラはすごく高性能なので、写真1枚でも数MBから十数MBになることも珍しくありません。

こうした高画質な写真を何枚も並べてPDFにすると、Gmailの添付ファイル上限(25MB)を簡単に超えてしまいます。

また、PowerPointから書き出したPDFも、画像がちゃんと圧縮されていないと容量が大きくなりがちです。

じゃあなぜ「5MB以下」を目指すべきなのか?Gmailの上限は25MBですが、送る相手の会社や学校のメールサーバーによっては、「10MB以上」や「5MB以上」の添付ファイルを受け付けない設定になっていることが結構あるんです。

送信エラーにならなくても、相手のメールボックスを圧迫するのはマナー的にもよくありませんよね。

だから、相手の環境に左右されず確実に書類を届けるには、PDFを5MB以下に抑えるのが一番安全なんです。

画質をあまり落とさずにファイルサイズだけを減らす方法はいくつかあるので、自分に合ったやり方を見つけていきましょう。

【PC・スマホ共通】オンラインツールで簡単にPDFを圧縮する

一番手軽なのは、ブラウザで使える無料のPDF圧縮サービスです。

この方法なら、WindowsでもMacでも、iPhoneでもAndroidでも、アプリをインストールせずに同じ手順で圧縮できます。

有名なサービスには「iLovePDF」や「Adobe Acrobat オンラインツール」などがあって、スマホからでも使いやすいです。

使い方はとっても簡単

1. ブラウザで圧縮サービスのサイトにアクセス
2. 「ファイルを選択」ボタンを押して、圧縮したいPDFをアップロード
3. 圧縮レベルを選ぶ(画質を保ちたいなら「推奨圧縮」、とにかく小さくしたいなら「高圧縮」)
4. 処理が終わったら、圧縮後のサイズを確認してダウンロード

「元の20MBが3MBになりました!」みたいな結果が表示されるので、それをダウンロードすればOKです。

ただし、機密情報や個人情報がたくさん入った書類をアップロードするのはちょっと注意が必要です。

多くのサービスは「処理後に自動削除します」って書いてありますが、セキュリティが厳しい職場などでは、次に紹介する端末の標準機能を使う方が安心かもしれません。

【iPhone・PC別】標準機能でPDFを軽くする裏ワザ

オンラインツールを使いたくない人は、お使いの端末に最初から入っている機能でPDFを圧縮できます。

iPhoneユーザー向けの裏ワザ

iPhoneで作ったPDFは高画質になりがちですが、「メモ」アプリを経由すると軽くなるんです。

1. PDFを「ファイル」アプリで開く
2. 共有ボタンから「メモ」アプリに保存
3. メモを開いて、添付されたPDFを再度共有ボタンから「メール」などに送る

メモアプリを一度経由するだけで、iOSが自動的に画像を最適化してくれて、ファイルサイズが数分の一になることが多いんです。

追加アプリも不要で無料なので、iPhoneユーザーにはすごくおすすめです!

Macユーザー向けの方法

Macなら標準の「プレビュー」アプリが便利です。

1. プレビューアプリでPDFを開く
2. 上部メニューの「ファイル」→「書き出す」を選択
3. 「Quartzフィルタ」から「Reduce File Size(ファイルサイズを減らす)」を選んで保存

これだけで、安全かつスピーディーにPDFの容量を大幅に減らせます。

Windowsの場合は標準機能での圧縮が難しいので、やっぱりオンラインツールを使うのが手っ取り早いです。

どうしても5MB以下にならない時の解決策

いろいろ試しても5MB以下にならないこともあります。

特にページ数が多かったり、高解像度の画像がたくさん入っていたりする場合です。

無理に圧縮しすぎると、文字が読めなくなったり写真がボケボケになったりして、資料として使えなくなってしまいます。

そんな時は、メールに「添付」することにこだわる必要はありません!

クラウドストレージを使った賢い送り方

一番確実でビジネスマナー的にもOKなのが、クラウドストレージサービスを使った共有です。

1. Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなどにファイルをアップロード
2. 共有リンク(URL)を発行
3. メール本文に「資料は容量が大きいため、以下のURLからダウンロードしてください」と書いてリンクを貼る

この方法なら、PDFが何十MBあっても、メール自体はテキストだけなので送信エラーになりません。

しかも高画質のまま相手に届けられます。

Gmailを使っている人なら、メール作成画面の下にある「Googleドライブを使用してファイルを挿入」アイコンをクリックするだけで、アップロードとリンク挿入が一気にできて超便利です。

圧縮の手間も省けるし、ビジネスシーンでもよく使われるスマートな方法なので、覚えておいて損はないですよ!

まとめ

PDFの圧縮、意外と簡単にできそうですよね。

状況に合わせて自分に合った方法を選んで、スムーズにファイルを送りましょう!

広告